Urzędówki – 7 rzeczy o sprawach z urzędu, o których musisz wiedzieć

Bycie pełnomocnikiem lub obrońcą ustanowionym z urzędu to jedna z konieczności, które ostatecznie wiążą się z rozpoczęciem wykonywania zawodu.

O ile w kwestiach merytorycznych prowadzenie spraw z urzędu oczywiście nie różni się to od prowadzenia innych spraw, to z pewnością kwestie formalno-techniczne mogą nastręczać określonych wątpliwości. Poniżej postaramy się omówić 7 najważniejszych rzeczy związanych z “urzędówkami”.

Wstęp
1. Czy muszę być pełnomocnikiem/obrońcą z urzędu?
2. Kto wyznacza pełnomocnika/obrońcę z urzędu?
3. Zakres obowiązków
4. Komu wystawia się Fakturę za sprawę z urzędu?
5. Kiedy wystawia się Fakturę za sprawę z urzędu?
6. Co powinno być na Fakturze VAT?
7. Czy muszę wystawić Fakturę VAT jeśli nie prowadzę działalności gospodarczej?

1. Czy muszę być pełnomocnikiem/obrońcą z urzędu?

Co do zasady, właściwa ORA/OIRP prowadzą listę adwokatów/radców prawnych wykonujących zawód. Ogólnie rzecz biorąc, listy te są źródłem informacji o możliwych profesjonalnych pełnomocnikach, którzy mogą świadczyć pomoc prawną z urzędu.

Jednakże w niektórych okręgach prowadzone są ankiety pozwalające przypisać pełnomocnika do listy osób gotowych świadczyć pomoc prawną z urzędu. Na przykład ORA w Warszawie raz w roku przeprowadza taką ankietę. W niej adwokaci mogą co do zasady zadeklarować swoją chęć prowadzenia z urzędu spraw:

• karnych,
• cywilnych (w tym prawo pracy i ubezpieczenia społeczne),
• administracyjnych,

– ponadto, zainteresowanie pełnieniem funkcji kuratora.

Po pierwsze, w ankiecie można zaznaczyć brak gotowości do prowadzenia spraw z urzędu. Po drugie, można zaznaczyć jedną, dwie lub inną liczbę kategorii spraw. W końcu po trzecie, można zaznaczyć wszystkie dostępne opcje.

Natomiast niewypełnienie ankiety w ogóle, daje informacje radzie, iż chcemy otrzymywać “urzędówki”. Zatem jest to swoista lista “opt-out” i warto nie przegapić terminu na jej złożenie.

2. Kto wyznacza pełnomocnika/obrońcę z urzędu?

Wyznaczenia pełnomocnika/obrońcy dokonuje w sprawach:

• administracyjnych – sąd administracyjny,
• cywilnych – właściwa ORA/OIRP do której zwraca się sąd,
• karnych, karno-skarbowych i w sprawach o wykroczenia – prezes sądu właściwego dla rozpoznania sprawy.

Oczywiście we wszystkich przypadkach wyznaczenie następuje na podstawie listy właściwej ORA/OIRP.

Wyznaczenie następuje w formie postanowienia, które jest doręczane a adres miejsca wykonywania zawodu wskazany w ORA/OIRP (adres kancelarii). Również zdarzą się, że Sądy informują pełnomocników/obrońców telefonicznie lub drogą mailową.

3. Zakres obowiązków

Po otrzymaniu postanowienia należy postępować zgodnie ze sztuką, czyli działać w najlepszym interesie klienta i podjąć reprezentację/obronę w danej sprawie. Jednocześnie istotnym jest aby:

• zawiadomić klienta o tym, że będziemy go bronić/reprezentować (najlepiej pisemnie),
• prowadzić rejestr czynności,
• sporządzać notatki ze spotkań oraz rozmów z klientem.

Oczywiście nie można też zapomnieć o wniesieniu o przyznanie kosztów obrony lub zastępstwa procesowego pełnionych z urzędu (wynagrodzenie z urzędu). Na przykład: “Wnoszę o zasądzenie kosztów pomocy prawnej świadczonej z urzędu, nie opłaconej w całości, ani w części.”

4. Komu wystawia się Fakturę za sprawę z urzędu?

Koszty nieopłaconej pomocy prawnej w sprawach:

• administracyjnych – zasądza właściwy Sąd od Skarbu Państwa,
• cywilnych:
  • w przypadku przegranej – zasądza właściwy Sąd od Skarbu Państwa,
  • w przypadku wygranej – zasądza właściwy Sąd od strony przeciwnej,
• karny – zasądza właściwy Sąd od Skarbu Państwa.

Zatem jakie to ma znaczenie dla pełnomocnika? Jeżeli chodzi o skutki fiskalne, jednym słowem mówiąc: żadne.

[ ! ] Fakturę kosztów nieopłaconej pomocy prawnej z urzędu należy wystawić na Sąd, który nas wyznaczył, bez względu od kogo te koszty zostały zasądzone.

[ ! ] Co więcej, zasądzone wynagrodzenie zawsze powinno być powiększone o należny podatek VAT (obecna stawka wynosi 23%).

W przypadku wydania przez Sąd postanowienia o wyznaczeniu mamy do czynienia z usługą wykonywaną na rzecz Sądu. Zatem pełnomocnik powinien wystawić Fakturę VAT na Sąd. Niezależnie od tego, czy koszty są zasądzone od strony przeciwnej, czy pokrywa je Skarb Państwa. Zatem jeżeli wyznaczył nas postanowieniem Sąd Rejonowy to na niego wystawiamy Fakturę VAT. Jeżeli wyznaczył nas postanowieniem Sąd Rejonowy, ale występujemy przed Sądem Okręgowym, to wystawiamy Fakturę VAT na Sąd Rejonowy.

5. Kiedy wystawia się Fakturę za sprawę z urzędu?

W sprawach z urzędu zarówno administracyjnych, cywilnych jak i karnych Sąd wyznaczający, jest sądem na którego wystawiamy Fakturę VAT. Natomiast kiedy ją możemy wystawić?

Ogólnie rzecz biorąc, najwcześniej wystawić ją można po uprawomocnieniu się postanowienia o przyznaniu kosztów nieopłaconej pomocy prawnej. Bowiem zawsze jest możliwość, że do Sądu wpłynie zażalenie na to postanowienie. Niemniej jednak, Sądy często proszą  pełnomocników/obrońców w formie pisemnej o wystawienie Faktury VAT.

Niemniej, po uprawomocnieniu postanowienia może wystawić Fakturę VAT na Sąd, opiewającą na kwotę wskazaną w postanowieniu oraz wskazać rachunek na jaki kwota ta ma zostać wpłacona.

6. Co powinno być na Fakturze VAT?

• data wystawienia
• data wykonania usługi
• numer jednoznacznie identyfikujący dokument (numer faktury)
• nazwa sądu i kancelarii, ich adresy oraz nr NIP
• nazwa usługi (pomoc prawna świadczona z urzędu – sygn. akt ______)
• miara i ilość wykonanych usług (1 szt.)
• cena jednostkowa usługi netto, tj. bez kwoty podatku VAT (kwota zasądzona postanowieniem)
• wartość netto wszystkich usług objętych transakcją, tj. bez kwoty podatku VAT (w naszym przypadku 1 szt. * kwota zasądzona postanowieniem)
• stawka podatku (23%)
• suma wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki VAT
• stawki i kwoty podatku VAT (z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku)
• kwota należności ogółem
• oznaczenie metoda kasowa

Dodatkowo od 2013 roku nie ma obowiązku zamieszczania na fakturze nazwy „Faktura VAT”. Co więcej, nie istnieje konieczność wystawiania egzemplarzy oznaczonych jako „kopia” czy „oryginał”.

Jednak co istotne, należy dokonać wystawienia Faktury z adnotacją „metoda kasowa”. Notabene oznacza to, że obowiązek zapłaty VAT-u następuje z chwilą otrzymania zapłaty z Sądu. Zatem w ewidencji VAT oraz pliku JPK_VAT wykazujemy usługę, a konsekwencji Fakturę VAT z chwilą ich opłacenia w części lub w całości przez Sąd.

7. Czy muszę wystawić Fakturę VAT jeśli nie prowadzę działalności gospodarczej?

Jak już mówiłem istotnym jest, że wynagrodzenie dla profesjonalnego pełnomocnika powiększone jest o należny podatek VAT. Co więcej, pełnomocnik ten, niezależnie od formy prowadzenia działalności prawniczej, musi wystawić fakturę VAT.

O ile adwokaci z zasady prowadzą działalność gospodarczą i wystawianie faktur jest dla nich normą, to część młodych radców prawnych może być zaskoczona tym, że muszą wystawić Fakturę VAT, mimo że nie prowadzą działalności gospodarczej.

Zgodnie z opinią OBSIL KRRP z 12 lutego 2018 r., świadczenie usług zastępstwa procesowego z urzędu wymaga od pełnomocnika/obrońcy zarejestrowania się w charakterze podatnika VAT i udokumentowania na końcu wykonanej usługi Fakturą VAT.

Oznacza to, że pełnomocnik/obrońca, który świadczy swoje usługi z urzędu, ale nie prowadzi działalności gospodarczej, powinien złożyć stosowny wniosek (VAT-R) w swoim urzędzie skarbowym. W rezultacie od tego dnia radcy prawnemu przysługuje prawo do wystawienia Faktur VAT. Co więcej, będzie on mógł odliczać podatek naliczony od dokonywanych zakupów, które są związane z czynnościami opodatkowanymi.

Ponadto, pełnomocnik/obrońca świadczący pomoc prawną z urzędu ma obowiązek, poza wystawieniem Faktury VAT, do złożenia deklaracji podatkowej (deklaracja VAT-7) oraz wpłaty podatku na rachunek bankowy urzędu skarbowego do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy.

Powyższe stanowisko potwierdza m. in. uchwała Sądu Najwyższego z dnia 5 grudnia 2015 r., III CZP 90/15 oraz interpretacje organów podatkowych (np. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 16 czerwca 2016 roku, znak IPPP1/4512-339/16-2/BS, interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 18 lipca 2012 roku, znak IPTPP4/443-260/12-4/OS).

Ważne akty prawne:

1. Uchwała nr 185/IX/2015 Prezydium Krajowej Rady Radców Prawnych z dnia 24 września 2015 . w sprawie ogłoszenia tekstu jednolitego uchwały w sprawie wyznaczenia radców prawnych do prowadzenia spraw z urzędu.
2. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności radców prawnych (Dz. U. z 2015 poz. 1804).
3. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności adwokackie (Dz.U. 2015 poz. 1800).