Wirtualne biuro dla prawnika – 7 istotnych wymogów
Skorzystanie z “wirtualnego” biura dla prawnika jest zgodne z zasadami etyki, lecz biuro to musi spełnić szereg wymagań. Zatem poznaj wirtualne biuro dla prawników, które spełnia wymogi korporacyjne.
Polski rynek usług prawnych od jakiegoś czasu przechodzi głęboką ewolucję. Na rynku pojawiają się nowe sposoby wykonywania zawodu przez adwokatów i radców prawnych jak “wirtualne” biuro dla prawnika. W skrócie wirtualne biuro to usługa polegająca na outsourcingu obsługi biurowej. Co w efekcie pozwala na znaczną redukcję kosztów. Ponadto, wirtualne biuro zapewnia specjalistom mobilność i elastyczność w zakresie świadczenia usług. Poznaj lepiej to rozwiązanie i dowiedz się jakie wymogi musi spełnić takie biuro.
Wstęp
1. Tylko dla prawników
2. Biuro wirtualne tylko z nazwy
3. Poufność i tajemnica zawodowa
4. Odbiór korespondencji
5. Bezpieczeństwo danych
6. Dane osobowe
7. Tabliczka
Zatem jak to wygląda w praktyce? Cena lokalu w dobrej lokalizacji w dużych polskich miastach waha się od 17 do 23 euro za metr kwadratowy. Dodatkowo koszt wyposażenia to od tysiąca do liku tysięcy złotych. Tak naprawdę na takie wydatki na początku działalności może sobie pozwolić niewielu nowych adwokatów i radców prawnych.
Otworzenie kancelarii w domu faktycznie rozwiązuje problem kosztów. Jednak generuje kolejne od logistyczno-organizacyjnych na zgodności z zasadami etyki kończąc. Jak przyjąć klienta w domu? Co zrobić jeżeli przyjdzie klient lub inna osoba z niezapowiedzianą wizytą?
Rozwiązaniem może być wirtualne biuro dla prawnika, innymi słowy wspólnota prawników. W odróżnieniu od domowej skrzynki pocztowej różni się, profesjonalną obsługą korespondencji i spełnieniem wymogów korporacyjnych. Dodatkowo takie biuro jest “wirtualne” tylko z nazwy. Bowiem działalność prawnicza we wspólnej przestrzeni jest faktycznie wykonywana przez adwokatów i radców prawnych.
1. Tylko dla prawników
Po pierwsze i w sumie najważniejsze, dedykowane wirtualne biuro dla prawnika jest miejscem gdzie wykonują zawód jedynie adwokaci i radcowie prawni. Zatem częścią wspólnoty nie są osoby wykonujące inne zawody, czy świadczące inne usługi. Niweluje to ryzyko związane z prowadzeniem we wspólnym biurze działalności nielicującej z godnością zawodu adwokata i radcy prawnego.
Po drugie, wejście do wspólnoty prawniczej ma wiele istotnych zalet, których nie widać na pierwszy rzut oka. Już na wstępie wskazać należy choćby możliwość skonsultowania opinii co interpretacji przepisów, dzielenie się doświadczeniami np. w zakresie technicznej strony wykonywania zawodu. Czy nawet możliwość faktycznego wsparcia członków wspólnoty za zasadzie barteru, czy nawet zlecenia.
2. Wirtualne biuro dla prawnika – wirtualne tylko z nazwy
Jak już wspomniano, wirtualne biuro dla prawnika jest “wirtualne” tylko z nazwy. Znaczy to tyle, że każdy członek wspólnoty, po pierwsze jest pełnoprawnym członkiem, korzystającym ze wspólnej przestrzeni. Po drugie, każdy z członków ma możliwość umówienia spotkania we wspólnocie – przy czym część korzysta z gwarantowanego pakietu godzin →. Natomiast druga część decyduje o ilości godzin w zależności od potrzeb →. W końcu po trzecie, w biurze/wspólnocie prowadzona jest faktyczna działalność adwokatów i radców prawnych, przy zachowaniu elastyczności i mobilności ze względu na outsourcing obsługi biurowej.
3. Poufność i tajemnica zawodowa
W odróżnieniu od innych wirtualnych biur dedykowane wirtualne biuro tylko dla prawników gwarantuje zachowanie poufności i tajemnicy zawodowej. Z samej definicji, każdy członek wspólnoty prawników – rzecz jasna adwokat i radca prawny – zobligowany jest do zachowania tajemnicy oraz poszanowania pozostałych zasad etycznych. W związku z tym każdy członek wspólnoty będzie działał w celu wzmocnienia realizacji tych zasad.
Zatem należy stwierdzić, że wirtualne biuro dla prawników stosuje się do wszystkich zdefiniowanych zasad etyki i obowiązków zawodowych. Innymi słowy, od systemu obsługi korespondencji i ochronę danych klientów, aż po zachowanie tajemnicy zawodowej wszystkie wymogi pozostają spełnione.
4. Odbiór korespondencji
Jak już wielokrotnie podkreślaliśmy, poufność korespondencji znajduje się w samym centrum ryzyk. Innymi słowy, obsługa korespondencji jest najbardziej newralgiczną czynnością sekretarską wykonywaną w biurze. Dlatego też zachowanie najwyższych standardów postępowania w tym zakresie jest warunkiem koniecznym dla jego istnienia. Wirtualne biuro dla prawnika w pełni eliminuje ww. ryzyka i podnosi znacząco standard samej obsługi korespondencji, a co za tym idzie również terminów.
Szeroko rozumiana skrupulatność i dokładność w kontekście terminów i zrozumienia ich powagi dla wykonywania zawodu adwokata/radcy prawnego, są atutem dedykowanego wirtualnego biura dla prawnika. Mówiąc w skrócie, osoby obsługujące korespondencję adwokatów i radców prawnych rozumieją i przestrzegają odmiennych zasad wynikających z deontologii zawodów.
5. Bezpieczeństwo danych
Należy pamiętać, że odpowiednia infrastruktura, oprogramowanie oraz ograniczone grono osób mających do nich dostęp – tylko pozostali członkowie wspólnoty prawników – jest gwarantem bezpieczeństwa danych. Wirtualne biuro dla prawnika jako wspólnota adwokatów i radców prawnych spełnia wszystkie te wymagania.
Dodatkowo należy podkreślić, dane przetwarzane za pośrednictwem wspólnoty prawników, gdy są szyfrowane w najnowszych systemach, de facto uniemożliwiając ich odczytanie, czy kradzież.
6. Dane osobowe
Po pierwsze, zaznaczyć należy, że każdy adwokat i radca prawny obowiązany jest do przestrzegania przepisów krajowych i europejskich w zakresie ODO (ochrony danych osobowych). Po drugie, wirtualne biuro dla prawnika realizuje cały proces przetwarzania danych osobowych na podstawie odrębnej umowy o przetwarzanie. Ostatecznie, umowa ta uwzględnia wszystkie obowiązki członków wspólnoty, zaczynając od właściwego zabezpieczenia danych osobowych, ich anonimizacji, pseudonimizacji, a na posiadaniu urządzenia, które umożliwia właściwe niszczenie dokumentów, kończąc.
7. Tabliczka
Wirtualne biuro dla prawnika, ze względu na swoją specyfikę, pozwoli na realizację wymogu oznaczenia miejsca wykonywania zawodu profesjonalnego pełnomocnika w odpowiedni sposób. Dodatkowo takie oznaczenie nie pociągnie za sobą żadnych kosztów.
Sposobem na obniżenie kosztów prowadzenia kancelarii może być przyłączenie się do wspólnoty prawników →. W efekcie z listy kosztów odpada całkowicie koszt wynajmu, umeblowania, obsługi sekretarskiej w zamian za stałą niską opłatę. Ceny zaczynają się od 179 zł/mies. →
Jeżeli uważasz, że artykuł był przydatny zostaw gwiazdki
LEGALVENUE jest pierwszą w Warszawie profesjonalną wspólnotą prawników.
Sprawdź nasze ceny i ofertę – spotkania z Twoimi klientami już od 179 zł/mies. →
Zapraszamy również do lektury wpisów z pozostałymi poradami dla pełnomocników →
Dowiedz się więcej o praktycznych aspektach prowadzenia kancelarii
Ciekawy artykuł “Rzeczpospolitej” o coworkingach:
