Coworking prawników – 8 zasad, które musisz znać
Korzystanie z coworkingu prawników jest zgodne z zasadami etyki, lecz wymaga stosowania środków minimalizujących ryzyka i przestrzegania pewnych zasad. Poznaj Legal Venue coworking dla prawników.
Coworking prawników to nowa forma wykonywania zawodu, coraz bardziej popularna, zwłaszcza wśród adwokatów i radców prawnych, którzy nie dawno rozpoczęli wykonywanie zawodu. Dowiedz się jakie wymogi musi spełnić taki coworking.
Wstęp
1. Tylko z prawnikami
2. Poufność i tajemnica zawodowa
3. Miejsce do spotkań
4. Powaga zawodu
5. Dane osobowe
6. Bezpieczeństwo danych
7. Tabliczka
8. Korespondencja
Koszty prowadzenia kancelarii są wysokie. W Warszawie średnia cena lokalu w dobrej lokalizacji to koszt od 17 do 23 euro za metr. Do kosztów zaliczyć należy również meble, sprzęt komputerowy, drukarkę, telefon, internet, system informacji prawnej, itd. Tak naprawdę na takie wydatki może sobie pozwolić niewielu początkujących adwokatów i radców prawnych.
Z drugiej strony wyjściem z tej sytuacji nie jest otworzenie kancelarii w domu. Bowiem takie miejsce nie spełni wszystkich zasad wymaganych przez etykę zawodu. Lepszym i notabene popularnym rozwiązaniem jest coworking dla prawników. Czyli w istocie współdzielenie miejsca wykonywania zawodu z innymi profesjonalnymi pełnomocnikami. W tym przypadku koszty spadają do kilkuset złotych, ale aby móc skorzystać z takiego rozwiązania wybrane miejsce musi spełnić kilka wymogów.
1. Tylko dla profesjonalnych pełnomocników
Wejście do wspólnoty prawniczej ma wiele zalet niewidocznych na pierwszy rzut oka. Na wstępie wskazując choćby możliwość skonsultowania poglądów prawnych, dzielenie się doświadczeniami np. w zakresie technicznej strony wykonywania zawodu.
Specjalizacja jest faktem, zatem pytanie dotyczące wpadkowej sprawy może znaleźć kolegę/koleżankę, który/a zna odpowiedź. Lista zalet, które płyną z takiej współpracy jest długa. Do tego dochodzi pewność, że zarówno nasza praca, jak i dokumenty, sprzęt, czy nawet nasi klienci będą traktowani z właściwą powagą i szacunkiem.
Z drugiej strony, wydaje się, że zasady etyki adwokackiej i radcowskiej mogą zostać w pełni zrealizowane tylko w przypadku, gdy wszyscy członkowie wspólnoty wykonują podobny zawód. Zatem pogodzenie idei współdzielenia biura z reżimem prawnym obu wolnych zawodów jest możliwa w dedykowanym coworkingu dla prawników. Bowiem tylko prawniczy coworking, bez cienia wątpliwości, spełni wszystkie podstawowe wymogi. Co więcej, odsunie potencjalne problemy dyscyplinarne, które mogą się pojawić w ramach działalności.
2. Zachowanie poufności i tajemnicy zawodowej
Dedykowany coworking dla prawników zapewnia zachowanie poufności i tajemnicy zawodowej. Także z samej definicji każdy członek wspólnoty zobligowany jest do zachowania tajemnicy oraz poszanowania pozostałych zasad powagi zawodu. Zatem będzie działał w celu wzmocnienia tych zasad w miejscu, w którym sam wykonuje zawód.
W takim miejscu rzecz jasna dyskrecja to słowo klucz, wytyczna, którą kierują się wszyscy prawnicy w coworkingu. Co więcej, takiego nastawienia, ani całościowego zrozumienia powyższych zasad nie można oczekiwać od osób, które nie wykonują zawodu adwokata/radcy prawnego. W konsekwencji nieprawniczy coworking nie stanie na wysokości zadania.
3. Osobne miejsce do spotkań z klientami
Jak już wspomniano zachowanie dyskrecji i komfortu klientów jest priorytetem w zawodach prawniczych. Osobne miejsce do spotkań z klientami to absolutnie minimum. Jakkolwiek można pokusić się o stwierdzenie, że komfort klienta wymaga zdecydowanie więcej. Profesjonalna obsługa sekretarska i recepcyjna są ogromny atutem dedykowanych coworkingów dla prawników.
Spotkania z klientami w kancelarii obłożone są pewnym gorsetem. Choćby w zakresie wzbudzenia zaufania i zachowania powagi wobec sprawy klienta. Nie wspominając, że mindset profesjonalisty obsługującego naszego klienta jest również inny. W istocie tylko doświadczenie uczy gdzie są granice i jak poruszać się w bezpośrednich kontaktach z klientami.
4. Miejsce odpowiadające powadze zawodu
Wygląd biura oraz jego wyposażenie nie pozostaje bez efektu na odbiór adwokata/radcy prawnego przez jego klientów. Powaga zawodów prawniczych wymaga, aby miejsce świadczenia pomocy prawnej wzbudzało zaufanie, było spójne z ofertą i wizerunkiem prawnika, a także społecznym odbiorem obu zawodów.
Nade wszystko miejsce spotkań z klientem jest swoistą wizytówką. A także nierzadko, nawet jeśli się z tym nie zgadzamy, w oczach klienta bywa miarą przygotowania merytorycznego. Zatem zapewnienie spójności w tym zakresie jest bardzo istotne.
5. Przetwarzanie danych osobowych
Kolejnym równie istotnym elementem prowadzenia działalności prawniczej jest sławne ODO (dla mniej wtajemniczonych RODO). Bowiem cały proces przetwarzania danych osobowych w ramach działalności musi spełniać ustawowe wymogi wynikające z ustawodawstwa krajowego i europejskiego. Wedle obowiązujących przepisów adwokat/radca prawny współpracując z coworkingiem musi zawrzeć umowę o przetwarzania danych osobowych. Umowa ta powinna regulować wszystkie obowiązki nałożone przez prawo.
Mówiąc w skrócie wachlarz wymogów zaczyna się od właściwego zabezpieczenia danych osobowych, anonimizacji, pseudonimizacji, a na posiadaniu urządzenia, które umożliwia właściwe niszczenie dokumentów, kończąc.
6. Bezpieczeństwo przechowywania danych
Co do zasady przetwarzanie danych osobowych odbywa się w ogromnej części za pośrednictwem internetu oraz sprzętu elektronicznego, komputerów. Zatem zadaniem coworkingu jest właściwe przygotowanie infrastruktury oraz oprogramowania, które zabezpieczy przetwarzane dane.
Co więcej, coworking dla prawników zapewnia, że infrastruktura, a w szczególności sieć WiFi udostępniana jest zamkniętej grupie osób, tj. wyłącznie innym adwokatom/radcom prawnym. Ten fakt oraz zastosowanie najnowszych systemów szyfrowania de facto uniemożliwiają włamanie się do takiej sieci.
7. Oznaczenie miejsce wykonywania zawodu zgodnie z etyką
Coworking dla prawników, ze względu na swoją specyfikę, pozwoli na realizację korporacyjnego wymogu oznaczenia miejsca wykonywania zawodu adwokata/ radcy prawnego.
8. Poufność odbieranej korespondencji
Poufność odbieranej korespondencji znajduje się w epicentrum ryzyk, które eliminuje prawniczy coworking. Tak naprawdę obsługa korespondencji jest najbardziej newralgiczną czynnością sekretarską. Zatem zachowanie najwyższych standardów postępowania w tym zakresie jest warunkiem sine qua non istnienia takiego miejsca jak coworking dla prawników.
Każdy osoba obsługująca coworking dla prawników spełnia po pierwsze, wymogi tajemnicy zawodowej, po drugie ochrony danych osobowych, a po trzecie jest prawidłowo umocowany do takich czynności. Efekt ulega wzmocnieniu jeżeli korespondencję obsługuje inny adwokat/radca prawny. Szeroko rozumiana skrupulatność i dokładność w kontekście terminów i zrozumienia ich powagi dla wykonywania zawodu adwokata/radcy prawnego, nie są również bez znaczenia.
Sposobem na obniżenie kosztów prowadzenia kancelarii może być przyłączenie się do wspólnoty prawników →. W efekcie z listy kosztów odpada całkowicie koszt wynajmu, umeblowania, obsługi sekretarskiej w zamian za stałą niską opłatę. Ceny zaczynają się od 179 zł/mies. →
Jeżeli uważasz, że artykuł był przydatny zostaw gwiazdki
LEGALVENUE jest pierwszą w Warszawie profesjonalną wspólnotą prawników.
Sprawdź nasze ceny i ofertę – spotkania z Twoimi klientami już od 179 zł/mies. →
Zapraszamy również do lektury wpisów z pozostałymi poradami dla pełnomocników →
Dowiedz się więcej o praktycznych aspektach prowadzenia kancelarii
Ciekawy artykuł “Rzeczpospolitej” o coworkingach:
